Bin。筆記: 利用Word 合併列印自動化建立信件(精靈模式)

利用Word 合併列印自動化建立信件(精靈模式)

適用：MS-Office Word 2007、2010、2013版本

步驟一、啟動合併列印功能
➲郵件 / 啟動合併列印 / 啟動合併列印 / 逐步合併列印精靈

•啟動合併列印精靈後，設定視窗會出現在右方。

•於選單中選擇「信件」，再點選「下一步開始文件」進入合併列印設定。

步驟二、選取開始文件
•因為是使用預先撰打好的信件內文，所以選擇「使用目前文件」，再點選「下一步選擇收件者」。

步驟三、選取收件者
•選擇「使用現有清單」，再點選「瀏覽」選取客戶資料，然後點選「下一步寫信」。

•如果採用EXCEL為資料檔案時，需要在選擇EXCEL的工作表為何。

•在收件者清單時，可以利用[核取方塊]進一步管理收件者。

步驟四、寫信(插入合併功能變數)
•這裡要在信件中插入要合併的對應變數位置，請先將游標放置到相對應的位置上，再點選「其他項目」，開啟[插入合併功能變]視窗。

•點選對應的欄位變數。

•都插入要合併的對應變數及位置後，點選[下一步預覽文件]。

步驟五、預覽信件

•到這步驟算已經完成合併的設定，可以利用[預覽結果]查看合併後的結果，亦可利用上一及下一筆按鈕切換記錄，預覽結束後再點選[下一步完成合併]。

步驟六、完成合併
•最後將要產出一份新的合併列印WORD檔，點選「編輯個件信件」，於合併到新文件視窗中選擇產出的範圍。

•合併完成後，會產生一份新的WORD文件，在這個文件檔中，可以針對信件個別編輯或直接儲存起來。。

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